办公室秘书的日常工作涉及预约登记、材料准备、来访接待和任务跟进。处理这些事务，需要核对时间与材料，明确办理权限，并把已经确认的变动通知相关人员。
每天先核对必须完成的事项、已确认的会面和待办文件，再安排接待与会务。接到任务时，记清提出人、完成时间和交付要求；需要负责人决定的事项，整理待决问题及可选方案，按授权范围处理。
每天开始工作时，把已确认的会议、来访和外出安排记入同一张日程表，标注开始时间、预计时长、地点、参与人及所需材料。尚未确定的邀请标为待确认，避免被误认为已经排定。连续安排会议前，核对场地距离、设备准备和人员转场所需的时间，为上一场延迟结束留出余量。
两个事项占用同一时段时，先核实各自的外部约定、截止时间，以及是否必须由负责人参加。可以转交的事务，整理背景和交付要求后提出建议；需要负责人取舍的冲突，说明重叠时段、参与对象和调整影响，得到决定后再通知相关人员，并更新日程表。
会面前确认来访人数、到达时间和会议室状态，备好议程与材料。上一项安排延长时，及时联系下一场的联络人，告知已经确认的调整；尚不能确定开始时间的，应说明何时再次联系。下班前检查次日日程，补查未回复的邀请、缺失的文件，以及需要提前协调的出行安排。
收到待办文件，先检查标题、提交部门、附件和办理期限，再按内部流程登记。签批材料应写清本次需要决定的问题、相关依据和回复期限。发现附件缺失或版本内容不一致，向提交人核实并补齐材料，不擅自补写关键内容；补交后也要确认送审的是哪个版本。
会前按议题准备材料，确认汇报人和记录人员。记录时分清讨论意见、已作决定和待确认问题，写明任务由谁负责、交付什么、何时完成。现场表述含糊时，可在适当时机复述确认。涉及审批或承诺的内容，须经有权限的人员明确确认后，才能作为执行依据。
会后把已确认的任务整理成跟进表，发给相关执行人员，并保留对应材料的版本信息。临近期限时询问进展，受阻时记下缺少的条件和需要协调的人，及时提交需要决定的问题。收到交付物后，核对是否符合要求再更新状态。后续决定有变动，也要修订记录并通知执行人员，避免继续沿用旧要求。
先问清最晚完成时间和延误影响，再核对现有安排中哪些可以调整。需要取消会面或推迟交付时，先取得相应确认，再通知受影响的人，说明新的时间；时间尚未确定的，约定下一次回复时间。
先核对是否有明确授权或替代处理流程，在权限内完成材料核对、附件补齐等准备。必须由本人决定的事项，整理截止时间和待决问题，按约定方式提醒，不自行代签或作出承诺。
询问来访目的、希望会见的人和预计所需时间，再联系对应人员确认能否接待。等待期间告知接待安排；无法当场会面时，征得来访者同意后记录后续预约事项，收集联系信息限于预约所需。
日程表、文件登记表和任务跟进表应便于查询与更新。使用一周后，检查预约冲突是否及时处理、文件当前版本能否找到、任务负责人和期限是否齐全，再补充缺失字段，删去重复记录。
